Какими документами оформить гарантийную замену оборудования?

Добрый день!
ООО на ОСНО, занимаемся изготовлением и торговлей оборудования.
На свою продукцию даем гарантию.
Соответственно, гарантийный ремонт и гарантийная замена оборудования производится бесплатно.
Очень часто бывает так, что покупателю отправляется оборудование на замену, еще до того, как они пришлют нам вышедшее оборудование из строя. Т.е. мы еще не знаем - наш это брак, или это неправильная эксплуатация привела к поломке.

Вопрос в следующем - какими документами оформить отправку подменного оборудования, чтобы не получилось так, что мы остались без обоих комплектов оборудования, и не получили оплату.

Мне кажется,  что должна быть претензия о неработающем оборудовании, и отправка подменного оборудования по акту передачи-приемки. 
Дальше акт поверки оборудования, которое прислали они нам.
Если гарантийная замена или ремонт, то акт о гарантийной замене или ремонте.
Если не гарантийная замена, то акт + УПД на ремонт неисправного оборудования. И от них возврат подменного по гарантии с актом сдачи-приемки.
Если они не возвращают подменное оборудование, то УПД на реализацию подменного оборудования текущим числом.

Смущает, что реализация делается текущим числом. С другой стороны там могут пройти месяцы между претензией и окончательным диагнозом.

Спасибо.